Теперь рассмотрим, как в рассмотренной выше ситуации можно поступить грамотно, сэкономив время не только себе, но и окружающим.
Итак, вы решили, что ребенка в садик будет отводить жена. Прекрасно! Поскольку у вас появилось с утра несколько свободных минут, их вполне хватит на следующее: быстро проверить на домашнем компьютере электронную почту (а вдруг там что-то очень важное, что желательно узнать до прихода на работу), сварить всей семье кофе и сделать сэндвичи. Это позволит избежать утренней суеты, которая имеет место быть в большинстве российских семей.
Ну а если отчет для высшего руководства будет составлять ваш заместитель, то освободившееся время можно использовать для наведения порядка в бумагах – это избавит вас от необходимости заниматься этим после работы либо в другое время, которое можно использовать на другие дела.
На основании вышесказанного можно сделать следующий вывод: грамотная реализация процессов тайм-менеджмента позволяет выявить значительные ресурсы времени, не изменяя кардинальным образом привычного жизненного уклада.
Достичь поставленных целей вам будет намного проще, если вы будете следовать перечисленным ниже советам.
♦ Рекомендуется крупные дела и задачи разбивать на более мелкие операции, если такое возможно. В этом случае вы как бы «откусываете» от большой задачи небольшие куски, и «поглощаете» ее по частям, что более удобно.
♦ Все операции должны быть равномерно распределены в течение дня, в соответствии с текущими целями и задачами.
♦ Информацию обо всех назначенных встречах необходимо фиксировать в ежедневнике. Каждый день рекомендуется просматривать внесенную ранее информацию дня на три-четыре вперед.
♦ Между спланированными заранее делами (мероприятиями, встречами, и т.д.) желательно оставлять некоторый промежуток времени. Иначе говоря, не стоит планировать дела таким образом, чтобы по окончании одного мероприятия сразу начиналось бы другое – иначе не останется времени для маневра в случае возникновения непредвиденной ситуации.
♦ Каждый день нужно формировать список дел и мероприятий на следующий день и на следующую неделю.
♦ Для каждой позиции сформированного списка необходимо определить ее приоритет.
♦ На каждый день необходимо планировать время для отдыха и восстановления сил. Причем это должен быть не ночной сон, а перерывы в течение дня.