Все ненужные бумаги без тени сожаления выбрасывайте в корзину.
СОВЕТ
Существует категория документов, о содержании которых не должно быть известно посторонним даже после того, как они утеряли свою актуальность и есть уверенность в том, что они никогда больше не понадобятся. Для утилизации таких документов рекомендуется использовать уничтожитель бумаг.
В борьбе с бумажными завалами очень важно уметь самому не плодить лишние бумаги. Для этого можно воспользоваться перечисленными ниже советами.
♦ Для деловой переписки по мере возможности следует пользоваться электронной почтой.
♦ Отвечать на некоторые бумаги можно не в письменном виде, а при личной встрече либо по телефону.
♦ Ответ на некоторые документы (как правило, внутреннего пользования – служебные записки, заявления, рапорты и др.) можно писать в их нижней части – это сократит объем переписки, ведь не исключено, что вся эта переписка в конечном итоге возвратится к вам.
♦ Копировальным аппаратом следует пользоваться как можно реже и только в случаях, когда это действительно необходимо.
♦ Если вы работаете в руководящей должности, то можно уменьшить число обязательных отчетов, которые периодически должны предоставлять вам подчиненные.
И в заключение сформулируем несколько правил, которых желательно придерживаться в своей работе.
Необходимо уяснить самому себе, что ни одно предприятие, фирма, учреждение в принципе не может обойтись в своей деятельности без солидного бумажного документооборота – это факт, с которым придется смириться независимо от того, нравится вам это или не нравится. Среди всех документов особо бережного отношения требуют юридические и финансовые документы – при их утилизации следует соблюдать особую осторожность. К любой бумаге можно притрагиваться не более трех раз – после этого следует или выбросить ее, или переложить в коробку «До выяснения», или немедленно взять в работу (не положить в коробку «Текущая работа», а приступить к работе с ней сразу же).
СОВЕТ
Каждый раз, когда вы берете бумагу в руки, ставьте на ней отметку – например, красную точку или галочку. Когда число таких отметок достигнет трех – не кладите бумагу до тех пор, пока не отработаете ее.
На рабочем столе не должно быть ничего лишнего: компьютер, телефон, канцелярский набор, ручка, пара-тройка (не более) актуальных документов. Для работы с бумагами следует выработать способ их систематизации (сортировки) и постоянно пользоваться этим способом.