Однако письмо обладает своими преимуществами: у вас есть время подобрать слова, вы можете много раз редактировать текст и спрашивать совета у друзей, наконец, вы можете писать, сидя в пижаме, наевшись чеснока и периодически отвлекаясь на другие занятия.
С чего начать
Собравшись писать, первым делом мысленно сформулируйте желаемый результат. Например, «приглашение на собеседование по поводу вакансии», «выплата всего безнадежного долга в течение 28 дней», «согласие всех сотрудников с вводимыми правилами» и т.д.
Ваше послание должно вызвать у читателя двойную реакцию – эмоциональный отклик и намерение что-то сделать. Вот примеры такой реакции на письмо:
«Это ужасно! Я должен им как-то помочь».
«Это действительно срочно. Я сейчас же этим займусь».
Обязательно объясните читателю, как сделать то, чего вы от него ждете. Не приказывайте, вывод должен быть его, а ваша задача – предоставить инструменты. Например:
«Позвоните мне по телефону 01234 567890 до 10:00 и сообщите свое решение».
КАК НЕ НАДО ДЕЛАТЬ
1. Ставить слишком много целей. Большинство людей запоминают лишь один тезис из коммуникации любой формы. Даже в годовом отчете или коммерческом предложении должна быть одна главная цель, а все остальное – связанные с ней промежуточные задачи.
2. Сформулировать цель и потерять ее. Например, когда вы пишете жалобу, легко отвлечься на цифры, даты и виновных. Если ваша задача выплеснуть гнев, выплескивайте, но если вы хотите вернуть деньги, то все, что вы пишите, должно прямо вести к этому выводу.
3. Не ответить в тексте на вопросы читателя. Это особенно важно, если вы реагируете на вопрос или заявку. Все, что не отвечает на заданный вопрос, оставьте для другого сообщения.
Инструменты убедительного письма
ИНСТРУМЕНТ 1. Убеждение по Аристотелю: этос, логос, патос
Реакция вашего читателя будет зависеть от того, заслужили ли вы уважение в его глазах, привели ли разумные аргументы и сумели ли затронуть чувства.
Этос (уважение). Аудитория должна поверить, что вы – тот человек, которого стоит слушать. Если вам нечем подтвердить свою репутацию (у вас нет официальных званий, степеней, наград, должности), то ее надо создавать самим письмом. Чтобы аудитория прониклась к вам уважением и позитивно отреагировала на сообщение, выражаетесь кратко, точно и убедительно.