Письменное составление документов – не самая приятная из обязанностей любого человека. Почти для всех это трудное задание, и каждый хотел бы улучшить свои навыки в этой области.
Почему же большинству так и не удается добиться совершенства?
Во-первых, под написанием более понятных текстов зачастую подразумевают употребление более простых и коротких предложений. Действительно, многие пишут длинными и громоздкими предложениями, изъясняясь слишком техническим или чересчур абстрактным языком. Но все это недостатки стиля написания. Изменить свой стиль очень сложно. Однако нельзя сказать, что невозможно. Это все равно что осваивать клавиатуру компьютера: залог успеха – регулярные упражнения. Но большинству специалистов просто не хватает на это времени, и в результате они продолжают выслушивать замечания о том, что им следует выражаться «более доступно».
Есть и вторая, более распространенная причина неясного изложения мыслей, которую легче устранить. Речь идет о структуре документа – порядке, в котором выстраиваются предложения. Если документ составлен непонятно, это, скорее всего, значит, что порядок изложения мыслей пишущим не позволяет читающему воспринимать их.
Наиболее легко воспринимается текст, в котором вначале представлены общие, более абстрактные суждения, а потом уже второстепенные, которые поддерживают главные. Таким образом, идеальная структура документа складывается в форме пирамиды, где идеи[2] взаимосвязаны и вертикально (то есть утверждение любого уровня обобщает идеи одной группы, расположенные ниже), и горизонтально (то есть идеи одной группы представляют собой в совокупности один логический аргумент).
Читающий может легко воспринимать идеи, структурированные таким образом, начиная с вершины пирамиды и спускаясь постепенно вниз. Основные утверждения вызывают у него неосознанный вопрос, ответ на который приводится уровнем ниже. Этот «диалог» продолжается до тех пор, пока вы не сообщите читающему все, что хотели сказать.