Всегда держите в уме удобный принцип KISS: Keep It Short and Simple «Выражайтесь коротко и ясно», что означает необходимость избегать неоправданных усложнений.
• Откажитесь от ненужных слов. Не используйте длинные фразы, составляйте короткие предложения. Ваша цель – общение, а не литературные изыски. Вот несколько примеров:
• «хотя» лучше, чем «несмотря на тот факт, что…»;
• «во время» лучше, чем «в течение периода времени»;
• «вскоре» лучше, чем «в не столь далеком будущем»;
• «я думаю» лучше, чем «данные, по-видимому, свидетельствуют о том, что…».
• Используйте короткие слова – многосложные утомляют.
• Избегайте жаргона, если вы не уверены в том, что собеседник его понимает. Самый опасный жаргон тот, что состоит из технических терминов, лишь слегка отличающихся от общеупотребительной лексики. Жаргон менеджеров – из этой категории. От сокращений и аббревиатур лучше отказаться или объяснить их с самого начала. Однако если вы и получатель послания используете понятный обоим технический язык, общение может быть более точным.
• Используйте позитивные высказывания. Они более убедительны и воспринимаются лучше негативных. Например, фраза «Позвоните мне, пожалуйста, если…» предпочтительнее, чем «Прошу, не колеблясь, звонить мне, если…». Двойное или тройное отрицание в предложении может исказить его смысл. К примеру: «Нельзя не сомневаться, что его запрос не будет удовлетворен». Так будет он удовлетворен или нет?
• Используйте не абстрактные, а конкретные глаголы и существительные. Например:
• «закусочная», «буфет» или «кофемашина» лучше, чем «все необходимое для питания»;
• «сказать» или «написать» лучше, чем «информировать».
• Для большей ясности и простоты по возможности употребляйте глаголы в активной, а не пассивной форме. К примеру:
• «я думаю» лучше, чем «думается, что…»;
• «вы просили» лучше, чем «поступил запрос».
• Если вы хотите предоставить точную, неагрессивную обратную реакцию или выйти из затруднительной ситуации, используйте обращение от первого лица. Так вы точнее передадите смысл сообщения:
• «я не понимаю» лучше, чем «что вы имеете в виду?»;
• «я чувствую разочарование» лучше, чем «вы меня разочаровали»;
• «мне очень нужно, чтобы работа была выполнена вовремя, поскольку…» лучше, чем «уложитесь в сроки»;
• «я поддерживаю ваше решение» или «я не согласен, но выполню ваше решение» лучше, чем «это ваше решение».