Предварительное рассмотрение документов
На полученном документе проставляется отметка о поступлении, фиксирующая факт и дату поступления документа в организацию.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям не вскрываются, а передаются по назначению.
Документы делятся на:
– требующие обязательного рассмотрения руководством;
– направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Документы, адресованные структурным подразделениям или должностным лицам, передаются на регистрацию.
Документы, адресованные на имя руководства организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, поступают на предварительное рассмотрение секретарю-референту или в канцелярию. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Это документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Такие документы составляют примерно 20 % всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. В первоочередном порядке передаются телеграммы и другие срочные документы.