Много сил и времени в деятельности руководителя уходит на ведение повседневных рутинных дел – просмотра корреспонденции, разговоров с подчиненными, коллегами, встреч с клиентами, поставщиками, участия в производственных совещаниях, подготовки отчетов, обсуждения с другими руководителями новых идей, возникших проблем и др.
Примерный перечень обязанностей руководителя включает:
участие в совещаниях;
проведение совещаний;
инструктаж подчиненных;
распределение заданий;
консультирование других сотрудников;
подготовка отчетов;
чтение отчетов;
ознакомление с техническими новинками;
выдвижение идей и предложений;
рассмотрение предложений;
разработка и контроль исполнения сметы доходов и расходов;
проверка и оценка результатов работы;
распределение времени на выполнение производственных заданий;
рассмотрение вопросов, находящихся за пределами полномочий подчиненных;
ответы на телефонные звонки;
просмотр текущей корреспонденции;
представительство на совещаниях и конференциях от имени своей организации или ее руководства;
разработка и обсуждение различных планов;
повышение и обсуждение планов.
В зависимости от уровня в управленческой иерархии (высшее, среднее, низовое звено) в повседневной работе руководителей выделяется набор основных функций, включающий планирование, организацию, мотивацию, контроль, а также долю времени, затрачиваемую на их выполнение, диапазон и формы контактов, объем полномочий и возможностей и др.
Для руководителей высшего звена характерно преобладание в их деятельности «безличных» форм контактов с подчиненными (отчеты, доклады, инструкции, приказы и др.), а также систематические личные контакты с другими руководителями (совещания, планерки), эпизодические встречи (беседы по вызову, прием посетителей и др.).
Как правило, основная их деятельность ориентирована на внешнюю среду – формулировка миссии своей фирмы, ее ценностей, политики, основных стандартов деятельности, структуры и системы управления, представительство на переговорах. Функции и обязанности чрезвычайно сложны, многоплановы, требуют глубоких и всесторонних навыков и знаний.
Работа руководителей среднего звена, возглавляющих основные подразделения данной организации, в значительной мере варьируется и больше зависит от особенностей данного подразделения, чем от общих задач организации.