В результате родился следующий план.
Задачи по пункту 1:
• Составить перечень ключевых клиентов и их контактов.
• Выяснить, кто из этого списка принимает участие в качестве экспонента.
• Узнать, кто собирается просто посетить мероприятие.
• Оплатить и выслать пригласительные билеты тем, кто еще не принял решение о визите на выставку.
• Для VIP-посетителей купить дорогие подарки и солидные папки для рекламных материалов.
• Запланировать деловые встречи таким образом, чтобы избежать пересечения конкурентов на нашем стенде.
• Организовать место в буфете экспоцентра или ближайшем ресторане. Также можно выделить площадь на стенде для традиционных для постсоветского пространства бизнес-посиделок за рюмкой чая.
• Назначить встречи с учетом графика руководства и корректировать ежедневник генерального директора.
• Подготовиться к большим переговорам и плодотворному нетворкингу (установлению деловых связей).
Задачи по пункту 2:
• Подсчитать объем прямых и косвенных затрат на выставку.
• Определить среднюю норму прибыли и оборота на каждого нового клиента.
• Понять, какое количество клиентов необходимо, чтобы отбить инвестиции в выставку.
• Определить приблизительную конверсию (КПД) общего числа посетителей в клиентов.
• Разделить общий план по посетителям между менеджерами на все время работы выставки с учетом способностей и опыта каждого сотрудника.
• Составить ежедневные планы привлечения клиентов.
• Разработать и заказать недорогие маркетинговые материалы для распространения на стенде.
• Купить приемлемую «сувенирку» в большом количестве для обычных посетителей.
• Составить опросные листы для стендистов.
• Разработать форму отчета по каждому дню и сотруднику.
• Написать речовки установления контакта, презентаций фирмы, обработки возражений и ответов на часто задаваемые вопросы.
• Провести тренинг по снятию зажимов и ключевым навыкам работы на стенде.
• Организовать соревнование среди менеджеров на звание самого эффективного стендиста.
Мозговой штурм закончился поздно вечером. На завтра мы назначили совещание с отделом маркетинга по разработке мероприятий для привлечения потока посетителей на стенд. По домам расходились уставшие, но очень довольные…
Так я получил предложение войти в выставочную команду компании и стать ее экспотренером.