Так, ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах»[6] ист. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»[7] определяют состав документов и обязанности этих организаций по хранению документов. Законодательно установлена не только обязательность хранения документов по месту нахождения исполнительного органа организации, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. Для всех, кто по роду своей профессиональной деятельности занят деловой перепиской, чрезвычайно важно знать, что переписка наряду со всеми остальными официальными документами должна храниться установленные сроки (обычно 5 лет), так как она сопровождает все процедуры, связанные с деятельностью (коммерческой, управленческой и др.) той или иной организации.
Федеральное законодательство определяет нормы оформления отдельных реквизитов документов. Так, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует изображение Государственного герба на документах. Закон допускает изображение герба в многоцветном, одноцветном вариантах и без геральдического щита. Постановление Правительства РФ[8] регламентирует порядок изготовления и использования бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба.
Законодательно установлено использование товарных знаков при оформлении документов. Так, Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»[9] определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, которая используется при оформлении бланков деловых писем.
Порядок переписки, связанной с обращениями граждан в государственные структуры, основывается на положениях законодательного акта 1980 г.[10] и принятых позднее федеральных законов[11].
Переписка, связанная с депутатскими запросами, регламентирована Федеральным законом от 08.05.1994 № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»