Количественная оценка аудитории позволяет выбрать для проведения публичного выступления наиболее подходящее помещение, обеспечить его оптимальную наполненность и более удобную рассадку присутствующих. Несоразмерно большое помещение приводит к тому, что основная масса присутствующих располагается на задних рядах и боковых местах, а это существенно затрудняет установление контакта между выступающим и аудиторией и снижает эффективность хорошо подготовленного публичного выступления.
При выборе помещения для публичного выступления необходимо по возможности учитывать его акустические особенности. Организаторы мероприятия должны позаботиться о том, чтобы во время его проведения посторонние звуки (уличный шум через открытые окна, хлопающие двери, звонки мобильных телефонов и др.) не отвлекали внимание аудитории и докладчика от основной темы выступления. Для лиц, опоздавших к началу публичного выступления, целесообразно организовать порядок прохода в помещение, не препятствующий нормальному течению мероприятия.
Для удобства выступающего и присутствующих лиц необходимо подготовить специальную трибуну (кафедру), оснастив ее при необходимости подсветкой и микрофоном. Оратор, передвигающийся по сцене или залу во время своего выступления, может быть оснащен микрофоном-клипсой. В его распоряжение могут быть переданы необходимые информационно-рекламные материалы (схемы, таблицы, фотографии) для раздачи присутствующим в аудитории. Само выступление может сопровождаться показом слайдов, видеороликов, фрагментов фильмов и др.
В отдельных случаях необходимо предоставить выступающим возможность использования грифельной доски, экрана, проектора и других технических средств. При наличии среди присутствующих на публичном выступлении лиц, плохо владеющих языком данного общения, следует позаботиться о синхронном переводе.
Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос об использовании присутствующими диктофонов для полной записи выступления, что обычно осуществляется с личного разрешения выступающего.
Планирование публичного выступления начинается с определения его общей темы и конкретизации входящих в нее вопросов. Определяется общая продолжительность выступления в целом и его отдельных частей. В ходе выступления необходимо придерживаться регламента, избегать чрезмерной затянутости речи и необоснованных повторов ее отдельных положений.