В последнее время экспоненты и посетители выставок активно используют Интернет как способ обмена информацией. На сайте компании, участвующей в выставке, обычно размещают планы экспозиций, фотографии основных экспонатов, имена и контактные телефоны ответственных лиц, программы конференций, семинаров, пресс-конференций и других мероприятий по связям с общественностью, проводимых в рамках выставки.
Бурное развитие Интернета как способа коммуникации не снижает важности личного посещения выставки или ярмарки. Именно личные контакты и неформальная атмосфера способствуют налаживанию делового сотрудничества и существенно повышают эффективность таких мероприятий.
В этой связи определенный интерес представляет анализ структуры посетителей выставок, проведенный на примере московского «Экспоцентра». По опубликованным данным, основные категории посетителей распределены так:
• руководители компаний – 30 %;
• руководители среднего уровня (начальники отделов, служб, лабораторий) – 28 %;
• специалисты (технологи) – 12 %;
• предприниматели – 6 %;
• студенты и преподаватели – 5 %;
• государственные служащие – 3 %;
• научные специалисты – 3 %;
• другие категории – 13 %.
4.2
ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧАСТИЯ КОМПАНИЙ В ВЫСТАВКАХ
Для определения целесообразности участия предприятия в выставке специалисты службы по связям с общественностью должны тщательно изучить и оценить:
• опыт участия в ранее проводившихся выставках, его положительные и отрицательные стороны;
• возможности непосредственных конкурентов в организации аналогичных экспозиций;
• масштабы и периодичность проведения выставки;
• возможные категории посетителей данного мероприятия;
• количество предприятий и организаций, потенциально готовых принять участие в этой выставке;
• место проведения выставки, существенно влияющее на величину транспортных расходов;
• время проведения основных мероприятий выставки;
• возможность и целесообразность участия предприятия в аналогичных выставках, проводимых одновременно в других регионах страны и за ее пределами;
• размеры выставочной площади, которую предполагается взять в аренду у организаторов выставки для развертывания собственной экспозиции;
• примерную сумму (смету) расходов предприятия на участие в выставке.
Для квалифицированного изучения и решения перечисленных вопросов подразделение по связям с общественностью должно взаимодействовать с маркетинговой, сбытовой, рекламной, финансовой, юридической, бухгалтерской, кадровой и другими службами предприятия.