Mmes Janes and Car Ass
Если письмо отправлено на адрес фирмы, но должно быть прочитано определенным лицом, то делают пометку Attention of или в сокращенной форме Attn (вниманию такого-то).
Если известна официальная должность получателя письма в компании, целесообразно указать ее после, что будет более вежливо.
Attn.: Mr.Black, Head of Department – Вниманию мистера Блэка, начальника отдела
После указания адресата может быть дано уточнение содержания письма.
Re.: your letter 02.03.2007 – Относительно Вашего письма от 02.03.2007
Если сообщение личного характера, то после фамилии адресата следует сделать пометку «лично»: Private – Англия, Personal – США.
Этикетом деловой международной переписки предусмотрены следующие правила оформления почтового адреса получателя: название компании, номер дома, улица, город, штат (графство), почтовый индекс, страна.
В заключение письма принято писать стандартные вежливые фразы – своеобразные формулы хорошего тона. В официальных случаях употребляется Very truly yours, в других случаях Yours faithfully, Yours respectfully, Yours sincerely (с уважением, искренне Ваш). В ответном письме используют те же формы вежливого обращения.
Подпись под письмом – полное имя автора, его должность или звание.
Sir Jeffry, Editor-in-Chief
Jon Black, Head of Department
Если письмо подписано кем-то другим, то должно быть указано pp – per pro (по поручению, от имени такого-то).
Jones and Co pp A. Smith – по поручению Джонс и K° подписал А. Смит
Относительно требований к оформлению конверта письма.
Во всем мире сначала пишут «кому», а потом «куда». Адрес получателя пишется в следующей последовательности:
– название компании,
– номер дома,
– название улицы,
– название города, штат (графство и т. д.),
– почтовый индекс,
– название страны.
Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз – в левом верхнем углу письма. Письмо складывают таким образом, чтобы адрес оказывался как раз в прозрачном окне.
После адреса нужно указать имя получателя: сокращенная форма вежливого обращения (см. выше), инициалы, потом фамилия.
В большинстве стран принято писать сначала имя, потом фамилию. Однако есть и исключения. В Китае, например, указывают фамилию, затем имя.
Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения Mr. (господин) указать звание или титул.