Но вернемся к нашему секретарю. Из каталога подписных изданий несложно выбрать профильные СМИ, деловые, популярные общественно-политические газеты и журналы. В Интернете поищите адреса информационных агентств, электронных изданий. Загляните на тематические сайты – на них тоже обустраиваются новостные разделы. Собрать базу контактов – занятие не творческое, зато любой добросовестный секретарь с этим справится на «отлично». Попросите его (ее) аккуратно занести собранные данные в адресную книгу, причем максимально полно – с номерами телефонов и адресами офисов. Это может пригодиться в дальнейшем, когда вы захотите установить личный контакт с журналистом или направить поздравительную открытку.
Пресс-релиз обязательно надо направить бизнес-партнерам фирмы (заказчикам, поставщикам). Если рассылаемый пресс-релиз чего-либо стоит, а для партнеров стоящей информацией может быть уведомление об изменении адреса офиса, они будут вам благодарны за такое внимание. Не стоит направлять пресс-релизы на личные адреса руководителей и других vip-персон: вряд ли они по достоинству оценят вашу заботу об их информированности. Собранные в один документ, пресс-релизы за определенный временной период, к примеру, за квартал, могут быть повторно направлены в прессу и партнерам компании. Назовем такой материал «дайджестом», а информацию, включаемую в него, следует дополнительно обработать. Если три месяца тому назад вы объявляли о запуске новой услуги – доставке поганок на дом, – то теперь стоит подвести некоторые итоги и сообщить, сколько килограмм поганок доставлено за истекший период, какова средняя скорость доставки галлюциногенных грибов на кухню клиента и какие у вас планы по развитию нового сервиса. Такая информация позволит вашим бизнес-партнерам правильно оценить ситуацию и ощутить очередную порцию удовольствия от общения с вашей компанией.
Несколько практических советов секретарю – пиарщику по совместительству. Нельзя в поле «Кому» почтовой программы помещать адреса всего списка рассылки – почтовые фильтры могут расценить такие действия как СПАМ и заблокируют доставку. К тому же «светить» электронные адреса неэтично. Идеальный вариант – направить письмо каждому из респондентов в отдельности, в крайнем случае – группами по пять-девять адресов. Не забывайте правильно подписывать сообщения! В человеческом обществе по-прежнему встречают по одежке, поэтому надо считаться с тем, что подпись «Анна Герман, пресс-служба компании “Рога и копыта”» внушает больше доверия, нежели загадочное «Анна Герман». По этой же причине стоит обзавестись еще одним электронным адресом «press@roga-kopyta.com». Пусть это «мыло» и специальный телефонный номер для прессы (если вы можете себе это позволить) будут своеобразной «точкой входа» для журналистов. Разместите контактные данные на корпоративном сайте в разделе «Контакты для СМИ».