Должностные обязанности описывайте подробно, не ограничивайтесь общими фразами, четко определите подчиненность.
Обратите внимание: инструкцию составляют не для конкретного работника, а для должности. Целесообразно составить инструкцию для каждой должности, указанной в штатном расписании.
Должностная инструкция включает разделы:
• общие положения;
• права;
• должностные обязанности;
• ответственность.
В должностную инструкцию может потребоваться внести изменения (например, в связи с изменением обязательных условий трудового договора). В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. Только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. 2003 № 65-ст.
Всю информацию, связанную с трудовой деятельностью работника, обычно помещают в личное дело.
Обязательное ведение личного дела предусмотрено только для государственных учреждений (Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Для коммерческой фирмы и предпринимателя это условие добровольное. Однако чтобы всегда иметь точную, полную и объективную информацию о работнике, все же целесообразно хранить все документы в его личном деле.
Обычно в дело включают: