Должность, на которую принимают работника, должна содержаться в штатном расписании и быть вакантной.
Штатное расписание – это документ, который описывает структуру предприятия. В нем указываются перечень подразделений, название должностей в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклады по каждой должности, надбавки и месячный фонд заработной платы.
Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяет руководитель предприятия.
Обычно штатное расписание разрабатывает кадровая служба совместно с бухгалтерией, а руководитель его утверждает. Однако на малом предприятии и у частного предпринимателя отдел кадров может отсутствовать. В этом случае штатное расписание обычно составляет бухгалтер, руководитель или сам предприниматель.
Штатное расписание составляется и утверждается ежегодно по состоянию на 1 января. Если в него не вносились изменения или они были незначительными, то переутверждать штатное расписание на предстоящий год не обязательно. В этом случае достаточно оформить перечень изменений.
Для штатного расписания предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 (форма № Т-3).
Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Об этом сказано в ст. 66 ТК РФ.
Запись о приеме на работу должна быть занесена в трудовую книжку работника, если он проработал на предприятии больше пяти дней. Днем отсчета считают день, когда вступил в силу заключенный с ним трудовой договор.