На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут исполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с этими лицами договора о материальной ответственности.
Наличные деньги, полученные организацией в банке, расходуются на цели, указанные в чеке (на выдачу заработной платы, хозяйственные нужды, командировочные расходы).
1.1. Оформление первичных документов и учетных регистров
С 1 января 2013 г. согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Так, Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У предусмотрено использование следующих документов:
● приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
● расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
● кассовая книга (форма № КО-4);
● книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
● расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
● платежная ведомость (форма № Т-53).
Денежные средства поступают в кассу организации:
● с расчетного счета для выдачи заработной платы, премий, вознаграждений, пособий, стипендий и других выплат, а также на закупку товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), командировочные и представительские расходы;
● от покупателей и заказчиков за товары (работы, услуги);
● от учредителей в оплату взноса в уставный капитал;
● от подотчетных лиц в погашение неизрасходованных сумм;
● от работников организации, прочих юридических и физических лиц в погашение ранее выданных денежных займов;
● в других случаях.
Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1), который выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре и заверяется подписями главного бухгалтера и кассира, квитанция к нему заверяется печатью организации.
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В случае если в приходном кассовом ордере регистрируется приход в кассу денег, снятых с расчетного счета, квитанцию прикладывают к банковским документам.