Матрица RACI является лишь одним из типов МО; менеджер проекта может выбрать другие варианты обозначения, такие как «руководитель» или «ресурс» и пр., или другие роли (исполняет, контролирует и т. д.) в зависимости от особенностей проекта. Матрица ответственности особенно важна, когда команда состоит из внутренних и внешних ресурсов, так как позволяет четко разделять роли и ожидания.
План коммуникаций – документ, содержащий результаты определения потребностей заинтересованных сторон проекта в информации и определение подхода к их информированию. Эффективные коммуникации являются мостом, связывающим различные заинтересованные стороны, вовлеченные в проект, объединяя разнообразные культурные и организационные особенности, различные уровни опыта, а также различные взгляды и интересы в отношении выполнения или результата проекта.
Таблица 1.6
Фрагмент матрицы ответственности проекта «Ремонт административного здания»
Содержание плана коммуникаций может отличаться в зависимости от сферы и особенностей реализации проекта. План управления коммуникациями содержит:
● основные характеристики информации для заинтересованных лиц: ее содержание, сроки и способы передачи, необходимость обратного ответа и др.;
● блок-схемы передачи информации в проекте;
● ФИО лиц, ответственных за передачу информации, обеспечение конфиденциальности;
● бюджет коммуникаций (если требуются отдельные средства на организацию сбора и передачу информации, например, на приобретение программных продуктов) и др.
Организация коммуникаций проекта крайне важна для повышения его успешности: четкое информирование заинтересованных сторон обеспечивает единое понимание хода реализации проекта и упрощает взаимодействие стейкхолдеров.
План закупок – это документ, необходимый для управления процессом обеспечения проекта ресурсами. Управление закупками проекта также предусматривает администрирование всех контрактов на приобретение проекта, заключенных сторонней организацией (покупателем) с исполняющей организацией (продавцом), а также администрирование контрактных обязательств.
Планирование закупок представляет собой процесс документирования решений в отношении закупок для проекта, формирования подхода и определения потенциальных продавцов. В процессе планирования закупок устанавливается, какие потребности проекта можно и нужно удовлетворить путем закупок товаров, услуг или результатов у сторонних по отношению к проекту организаций, а какие потребности проекта можно удовлетворить силами команды проекта.