Управление проектами - страница 19

● принятие мер для устранения отклонений.

Система контроллинга проекта представлена схематически на рис. 1.16.

Рис. 1.16. Схема контроллинга проекта

Преимущество контроллинга заключается в том, что отклонения по важным параметрам проекта фиксируются до его завершения и существует возможность исправления ситуации за время, оставшееся до окончания проекта. Для этого в план проекта могут вноситься изменения, позволяющие обеспечить выполнение параметров проекта.

Процесс внесения изменения в первоначальные планы по проекту должен быть упорядочен. Неконтролируемые изменения рискуют привести к разбалансированию всей системы управления проектами, к незапланированным затратам и отклонениям от расписания. Алгоритм организации работы с изменениями следующий:

● разработать стандартную форму заявки на изменения – документ, содержащий необходимую информацию о предлагаемых изменениях;

● разработать процедуру принятия изменений в проекте: определить процесс принятия решений с назначением ответственных;

● изучить изменение на предмет его влияния на другие части проекта;

● принять, отклонить или отложить внесение изменений с соответствующими корректировками в документы проекта;

● если клиент не является членом компании, направить ему заявку на изменение для рассмотрения и одобрения.

Заявка на изменение может содержать: дату; описание необходимого изменения; полезность этого изменения; причины, вызвавшие изменение; ФИО человека, предлагающего изменение; визу менеджера проекта (согласен/не согласен); описание влияния на другие части проекта; риски, связанные с этим изменением; указание на заявку заказчику в связи с изменением; оценку затрат и объема работ; возможное влияние на расписание проекта; указание на финансирование реализации изменения.

Контроль отклонения сроков и стоимости реализации проекта может осуществляться с помощью метода освоенного объема. При условии детального сетевого планирования и высокого уровня бухгалтерского и управленческого учета метод освоенного объема позволяет в динамике проанализировать отклонения хода работ по издержкам и срокам в ежедневном формате.

Под освоенным объемом понимаются плановые затраты фактически выполненных к текущему моменту работ