• Какую информацию следует документировать во время фасилитационной сессии?
• Как избегать злоупотребления маркером?
• Как делать записи, не забывая при этом заниматься фасилитацией группы?
• Как быть, если кто-то начинает длинный монолог?
• Как избегать пауз в процессе записи?
• Как пользоваться помощью секретаря во время сессии?
• Какой формат документирования удобнее всего?
• Каковы семь смертных грехов фасилитатора?
Глава 7. Секреты сбора информации
Знайте свои инструменты и умейте ими пользоваться
Фасилитатору нужно много инструментов для поиска и обработки информации, имеющей отношение к очень разным задачам. Некоторые инструменты предназначены для сбора фактов, другие – для генерирования идей, третьи – для их категоризации, определения приоритетов, оценки и создания отчетов. В этой главе рассмотрены следующие вопросы.
• Каковы основные функции по сбору и обработке информации?
• Как максимизировать эффективность сессии в формате вопросов и ответов и убедиться в том, что самые важные вопросы были заданы?
• Что самое важное в ходе мозгового штурма?
• Какие три вида деятельности критически важны при определении приоритетов?
• Как убедиться, что обратная связь во время отчета участников была достаточно качественной?
• Как проводить оценку сессии, не позволяя комментариям одного-двух людей исказить обратную связь?
Глава 8. Секреты завершения сессии
Обзор, установление границ, оценка, завершение работы, разбор
Зачастую собрания проводятся без четкого понимания достигнутых результатов или дальнейших действий. SMART-фасилитаторы знают, что при закрытии сессии важно, чтобы все участники понимали, что именно было достигнуто, в чем польза, что произойдет потом и как убедиться, что сделано все необходимое. В главе 8 вы найдете ответы на следующие вопросы.
• Какие самые важные шаги нужно предпринять до завершения сессии?
• Как быть с личными целями участников, определенными в начале мероприятия?
• Как добиться согласия и обязательства исполнить решения, принятые на собрании?
• Что делать с вопросами, оставшимися без ответов?
• Как правильно распределить ответственность за действия из списка?
• Какая обратная связь нужна фасилитатору от участников и от организатора встречи?
• Что делать, если вы не укладываетесь в заранее намеченные временные рамки?