Если вы начальник, будьте осмотрительны, вы же не хотите навредить репутации вашего подчиненного или подчиненной и создать сложности. И вы, конечно же, не хотите подрывать собственный профессиональный имидж. Сделайте правильный выбор, прежде чем идти дальше.
И наконец, будьте надежным сотрудником
Если вам попадется на глаза анкета вашего коллеги или босса на сайте знакомств, не говорите о своей находке в офисе. Каждый сотрудник имеет право на личную жизнь, и, рассказывая о своем открытии коллегам, вы показываете им, что вам нельзя доверять конфиденциальную информацию.
Продуктивное совещание начинается задолго до того, когда собравшиеся займут свои места. Чтобы провести его успешно, необходимо тщательно подготовиться к мероприятию и прийти на него с запасом времени, чтобы учесть возможные нюансы и действовать по обстоятельствам. Похоже, это потребует некоторых усилий? Несомненно.
В первую очередь надо определить, насколько велика потребность в проведении собрания. Есть ли возможность получить необходимые ответы по электронной почте или в ходе телефонной конференции, обратившись к своим коллегам?
Важно ценить чужое время, и если вы готовите совещание, все его участники понимают, что это не пустая трата их утреннего времени. При подготовке совещания нужно руководствоваться следующими правилами.
План «вечера»
У меня нет мысли приравнять ваше совещание к вечеринке со спиртными напитками. При необходимости используйте комнату для совещаний, которая вместит всех участников. Если ожидается двадцать человек, должно быть двадцать удобных посадочных мест (а не пять стульев вокруг стола и столько же вдоль стены). Если вам потребуется аудио- или видеоаппаратура, убедитесь, что она имеется в зарезервированном помещении и исправна. Придите на десять минут раньше, чтобы подключить свое электронное устройство к цифровой доске или другой оргтехнике.
Обозначьте ваши цели
Начните совещание точно в назначенное время (опоздавшим придется входить по одному, это заставит их отказаться от привычки опаздывать) и сообщите присутствующим, чего конкретно хотите добиться. Начав встречу с оглашения своих целей, вы поможете собравшимся придерживаться заданной темы.
Управляйте ходом обсуждения
Некоторые компании придерживаются формальных норм ведения совещаний. В этом случае может потребоваться предварительная рассылка повестки собрания. Даже если у вас есть четкий план совещания, убедитесь, что ваша команда не выходит за рамки объявленной темы. Если кто-то отклонился от обсуждаемых вопросов, переключите внимание группы, поблагодарите выступающего за высказанную точку зрения и скажите, к примеру, так: «Совершенно верно, проблема Б требует детального рассмотрения, поэтому, думаю, ее стоит обсудить отдельно. Предлагаю вернуться к проблеме А».