MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления - страница 14

Шрифт
Интервал

(10) Когда кто-нибудь заходит в ваш офис, чтобы обсудить тот или иной вопрос, предлагаете ли вы перенести встречу, если чувствуете, что недостаточно подготовлены или что это помешает важной работе?

(11) Ваши обсуждения всегда заканчиваются принятием решений или согласованием конкретных мер и сроков исполнения?


Эффективные неформальные совещания обычно выглядят так:

• участники встречи заранее согласовывают по телефону:

– цель,

– повестку,

– удобное время;

• они приходят не только с проблемами, но и с вариантами решений;

• присутствующие не отвлекаются на телефонные разговоры;

• принимаются конкретные решения с указанием мер и сроков исполнения.


Некоторые советы по успешному проведению неформальных совещаний:

• «управление путем обхода»:

– вы приходите к своим сотрудникам (а не они отвлекают вас от работы),

– вы видите все своими глазами,

– вы поддерживаете контакт;

• приходите в офис тех, с кем встречаетесь, а не принимайте их у себя, тогда вы сами сможете решать, когда уходить;

• стойте – сидение может затянуть «неформальное» совещание.

Телефон

Вы должны научиться использовать телефон с максимальной пользой для себя, чтобы эффективно распоряжаться своим временем и достигать нужных вам результатов.

Вашим правилом должно стать: отвечаю на звонки только тогда, когда я хочу, и говорю с теми, с кем я хочу. Менеджеры, эффективно управляющие своим временем, неизменно руководствуются принципом не отвечать на входящие звонки, а «возвращать» их (т. е. звонить тогда, когда им удобно и они подготовлены к разговору).

Основное правило – не отвечать на телефонные звонки во время:

• беседы,

• неформального совещания,

• встречи с клиентом или поставщиком,

• официального совещания,

• когда вы не хотите прерывать важную работу или свое творческое вдохновение.


Телефонные разговоры лучше сгруппировать на определенный период рабочего дня и перед каждым звонком подумать о его цели. Следует сократить потери времени на поиски и набор номеров, а также звонки справочного характера, максимально используя помощь секретаря. При этом целесообразно предоставить ему список нужных абонентов, а не просить о каждом соединении. Секретарь должен также систематически отслеживать изменения телефонных номеров ваших абонентов и отмечать самое удобное время для звонка.

Кроме того, секретарь должен принимать входящие звонки (выясняя их цель) и отвечать на рутинные вопросы либо переадресовывать звонки по назначению. Если вас нет в офисе или вы не хотите отвечать на звонок, секретарь должен принять сообщение и выяснить, когда лучше перезвонить.

Следующая страница