• документ, подтверждающий государственную регистрацию общества (свидетельство о государственной регистрации в качестве юридического лица);
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе (гражданско-правовые договоры, свидетельства);
• внутренние документы общества (в первую очередь это документы, предусмотренные ТК РФ, НК РФ);
• положения о филиалах и представительствах общества (при наличии филиалов или представительств);
• документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества (в случае выпуска обществом ценных бумаг);
• протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
• списки аффилированных лиц общества (при их наличии);
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля (в случае создания в обществе ревизионной комиссии либо назначения аудитора);
• иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
Таким образом, можно отметить, что документы являются обязательными для общества: 1) в силу действующего законодательства Российской Федерации; 2) в силу актов самого общества.
Рассмотрим перечень обязательных документов, установленных трудовым законодательством:
1. Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Положение об оплате труда.
3. Положение о порядке сбора, обработки персональных данных работника.
4. График отпусков.
5. Штатное расписание.
6. Личная карточка на каждого работника.
7. Трудовые договоры.
8. Трудовые книжки.
Отсутствие какого-либо документа может повлечь ответственность в виде штрафа, предусмотренного ст. 5.27 КоАП РФ. Субъектом ответственности выступает должностное лицо или юридическое лицо, допустившее правонарушение в сфере трудовых правоотношений (Постановление ФАС Центрального округа от 20 февраля 2008 г. по Делу № А08-4822/07-13).
В соответствии со ст. 8 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.