Кадровый документооборот - страница 16

Журнал учета приема работников

Журнал учета перевода работников

Журнал учета увольнения работников

Издание распорядительных документов по личному составу обязательно:

– при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;

– при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;

– при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

– в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;

– при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

– при предоставлении отпуска;

– при перемене фамилии и в других случаях.

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Данные приказы (распоряжения) являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и составляется налоговая отчетность. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н, а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа – «Приказ»;

– дата и номер приказа;

– место издания;

– заголовок к тексту;

– текст (распорядительная часть и основание издания);

– подпись;

– визы согласования;

– отметка об ознакомлении с приказом работника;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (формы № Т-1, № Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).