Я разделяю задачи на два основных потока: «могу и делаю сразу, потому что есть возможность и это занимает не более 5 минут» и «сделаю потом».
Дела-пятиминутки – выпить кофе с коллегой, вынести мусор, помыть посуду. Обычно это несложные задачи с низким приоритетом. Их можно выполнять «по ходу» или выполнять в моменты перерыва от основной деятельности. Помыть посуду – отличный способ отвлечься от задачи «на подумать».
Остальные дела требуют времени и усилий. Их сразу нужно записать в планер или to-do list. Если не записать, то либо задача будет все время всплывать в голове и маячить там, мешая другим мыслям, отвлекая на себя наше внимание, либо мы про нее забудем, и она утонет в море других мыслей и дел. Перенести вопрос из головы на бумагу – это как освободить ресурсы компьютера от лишних процессов для более эффективного решения текущих задач.
Выписывая задачи в список, мы не только освобождаем место в голове, мы еще структурируем информацию и позволяем себе спокойно выбрать приоритетные дела, а не бросаться на каждый поступивший запрос, пытаться справиться одновременно со всем, что навалилось. Мы спокойно, в комфортной атмосфере выбираем важное именно сейчас, для чего у нас есть ресурсы – и делаем это. Потом следующее, следующее и так далее.
Задач много, но структурируя их, мы можем выделять 1-3 задачи на ближайшее время (по срочности или по уровню нашей подготовленности), отложить остальные вопросы и быть уверенными, что мы про них не забудем – решим позже.
Записывая задачи в календарь, планер – мы можем распределять их по времени, выставлять дедлайны, переносить дела, заполняя ими свободные ячейки – так мы делаем свою жизнь комфортной и понятной. Так мы знаем, сколько задач мы решим за сегодняшний день, как это отразится на наших дальнейших планах и достижении цели.
«Работа занимает все время, которое вы ей предоставите» (Закон Паркинсона). Удивительно, но так это и работает! Чем больше вы даете себе времени на задачу, тем больше она займет, и наоборот – дедлайн сокращает отпущенное время и стимулирует завершить начатое. У программистов и фрилансеров практикуется оценка работы в часах: они определяют сложность задачи и время, которое затратят на нее, на глазок, но т. к. оплата идет «за час», ошибка приведет к финансовым потерям, а вот больше реального срока никто не даст – при постановке задачи был выделен бюджет, и примерно понятны трудозатраты в среднем по рынку. Есть колебания, но они незначительны. Умение определять временные затраты приходит с опытом, а помогают в этом планирование и таймеры.