Это же не про меня – подумает читатель. Я ничего не пишу и больше всего люблю путешествовать. Тогда ответьте на вопрос, только честно. Когда вы бронируете номер в гостинице, как часто пишете свои особые пожелания в специальном окне? Там, где негде поставить галочку и нечего выбрать из предложенных вариантов. Только не говорите, что это бесполезно. Я заполняю это окно всегда и получаю, что попросила.
Приведу другой пример. Вы увидели объявление. Домоуправление приглашает всех, кто хочет меньше платить за коммунальные услуги на основании новых муниципальных правил, зайти и написать заявление. И вот вы откладываете свои дела и идете в домоуправление. На улице дождь, везде лужи, машину поставить негде. За десять минут до начала обеда у бухгалтера вы заходите в кабинет. Вам улыбаются, приглашают присесть и дают чистый лист бумаги. Если вы напишите заявление, то оплату снизят и с начала года пересчитают. Образца нет, по инструкции положено писать заявление в произвольной форме. Показать другие заявления не могут, там содержатся персональные данные. Бухгалтер вежливо улыбается и смотрит на часы.
Я занимаюсь деловой перепиской более тридцати лет. Знаю все тонкости, правила и хитрости в составлении документов. Но я бы немного волновалась. А многие люди при виде чистого листа просто столбенеют. Что нас спасет в такой ситуации? Опыт других людей, которые делали множество раз то, что мы делаем впервые. На основе их многократно повторенных действий рождается Шаблон. Если вам говорят, что шаблон – это плохо, не верьте. Шаблон позволяет экономить время, не допускать ошибок и сделать первый шаг, преодолев страх и волнение.
Все заявления, письма, обращения в деловой сфере пишутся по одному шаблону. В этой книге вы о нем узнаете на примере составления делового письма. Писать остальное – еще проще.
В этой книге нет теории о выборе шрифтов, интервалов и текстовых редакторов. Это все можно найти в интернете. В крупных компаниях написаны сотни страниц о правилах делопроизводства.
Кстати. Первый совет. Никто не мешает небольшому предприятию взять за основу готовые правила делопроизводства и создать свой стиль. Ваши письма будут выглядеть солидно и работать на продвижение бизнеса как хорошая реклама. Бесплатно, постоянно и надежно.