Оценка потребностей часто предшествует подготовке бизнес-кейса. Оценка потребностей состоит в понимании бизнес-целей и бизнес-задач, проблем и благоприятных возможностей и выработке рекомендаций по их решению и реализации. Обобщение результатов оценки потребностей может быть сделано в документе бизнес-кейса.
Процесс определения бизнес-потребности, анализ ситуации, выработка рекомендаций и определение критериев оценки применимы для любых проектов организации. Бизнес-кейс может включать в себя, среди прочего, документальное оформление следующего:
♦ Бизнес-потребности:
• определение причин необходимости действий;
• ситуационное заключение, определяющее документально бизнес- проблему или благоприятную возможность, которые требуют принятия мер, включая предполагаемую ценность, получаемую организацией;
• идентификация заинтересованных сторон, на которых будет оказано влияние;
• определение содержания.
♦ Анализ ситуации:
• определение стратегий, целей и задач организации;
• определение основных причин проблемы или главных источников благоприятной возможности;
• анализ необходимых для проекта возможностей в сравнении с существующими возможностями организации;
• идентификация известных рисков;
• идентификация критически важных факторов успеха;
• определение критериев принятия решений, по которым можно оценить различные варианты способов действий.
Примерами категорий критериев, используемых для анализа ситуации, являются следующие:
• Требуемые. Это критерии, исполнение которых требуется для решения проблемы или использования благоприятной возможности.
• Желательные. Это критерии, исполнение которых желательно для решения проблемы или использования благоприятной возможности.
• Необязательные. Это критерии, которые не имеют существенного значения. Исполнение данных критериев может стать фактором, определяющим различия между альтернативными способами действий.
• Определение имеющихся вариантов действий, которые необходимо учесть для разрешения бизнес-проблемы или использования благоприятной возможности. Варианты действий – это альтернативные способы действий, которые организация может использовать по своему усмотрению. Варианты действий можно также описать как «бизнес-сценарии». Например, бизнес-кейс может предложить следующие три варианта действий: