Одновременно с этим ведутся массивы сведений о наличии и движении товарно-материальных ценностей на складах (какие были остатки на начало периода, какие ценности и от кого поступали, какие сотрудники предприятия за какие ценности ответственны, по чьей заявке и куда ценности передавались и т.д.). Хранятся сведения о выпуске готовой продукции, затратах материалов на ее изготовление, о клиентах, которым продукция отпускалась, произведенной ими оплате и т. д.
Таким образом, массивы данных, ведущиеся в ИС, так или иначе взаимосвязаны. Для возможности их автоматизированной обработки с помощью компьютеров должны существовать определенные правила хранения данных с поддержкой существующих между ними связей. Поэтому все ведущиеся в целях решения тех или иных задач массивы данных ИС объединяются в базу данных.
Существует множество разных определений понятия «база данных».
База данных – представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ). (Гражданский кодекс РФ, ст. 1260).
Могут использоваться и другие определения.
База данных (БД) – это совокупность некоторых данных, предназначенных для хранения и обработки с помощью ЭВМ.
База данных – совокупность взаимосвязанных массивов данных, организованных по определенным правилам.
Определения из международных стандартов:
База данных – совокупность данных, хранимых в соответствии со схемой данных, манипулирование которыми выполняют в соответствии с правилами средств моделирования данных.
База данных – совокупность данных, организованных в соответствии с концептуальной структурой, описывающей характеристики этих данных и взаимоотношения между ними, причем такое собрание данных, которое поддерживает одну или более областей применения.
Определения из авторитетных монографий:
База данных – организованная в соответствии с определёнными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера совокупность данных, характеризующая актуальное состояние некоторой предметной области и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей.