Несмотря на то, что город все еще подвергался обстрелу со стороны частей отступающей Красной армии, его заполонили крестьяне из близлежащих деревень. Они стали грабить оставленные квартиры горожан, грузили имущество на подводы и вывозили его. Немцы никоим образом не мешали грабителям, более того, они со смехом фотографировали происходящее. Мародеры хозяйничали не только в частных домах, но и во многих государственных учреждениях. Оттуда выносились столы, стулья. Из театра тащили костюмы и декорации. Именно в таких условиях создавалась смоленская городская управа[20].
20 июля представители смоленской интеллигенции были собраны в комендатуре, где немецкий комендант заявил им следующее: «Вы должны вместе со всеми оставшимися интеллигентными людьми работать по организации жизни оставшегося в Смоленске населения». Бургомистром (или начальником города) согласился стать В. Г. Меньшагин. Ему назначили двух помощников – профессора Б. В. Базилевского и приехавшего вместе с немцами Г. Я. Гандзюка.
В ведении Базилевского находились отдел просвещения (во главе его стоял профессор В. Е. Ефимов), отдел искусства (во главе – художник В. М. Мускатов), отдел городского врача (во главе – доцент К. Е. Ефимов), городского ветеринара (во главе – врач К. И. Семенов) и жилищный отдел (руководитель – профессор В. А. Меланьев).
Последний отдел на то время являлся самым важным для жителей Смоленска, так как в город постепенно возвращалось население из окрестных деревень и из разбомбленных в пути эвакуационных эшелонов. Все это население нуждалось в жилье. Ситуация осложнялась тем, что германское командование запрещало выдавать ордера на комнаты евреям, а также семьям коммунистов и советских работников. По требованию оккупантов сотрудники жилищного отдела в первую очередь «очищали» от русских граждан дома, в которых должны были разместиться немцы или немецкие учреждения.
Задачи смоленского отдела просвещения сводились к сбору сведений по запросам германского командования. Немецкие службы интересовало наличие в городе школ и вузов, регистрация находящихся в Смоленске работников образования и детей школьного возраста. С лета 1942 года в отделе началась работа по составлению учебных планов и программ для средних школ.
Отдел просвещения занимался и укомплектованием преподавателями открывающихся школ. Все учителя через бургомистра подлежали утверждению в немецкой комендатуре.