Из-за того, что в официальном и деловом общении границы и субординация имеют важное значение, существует множество справочников по деловому этикету, которые рассказывают нам, как одеваться на собеседование, как здороваться и жать руку, как вести себя за деловым обедом. Цифровой этикет делового общения мог бы быть таким же строгим. Но в настоящее время он еще не сформирован как догматичный свод правил, который мы могли бы использовать. А потому каждый раз нам приходится взвешивать то или иное решение и задумываться, не нарушает ли это чьих-то границ, экономит ли это ресурсы (время, силы, деньги), соответствует ли это сложившимся традициям.
Самый простой способ избежать этих мучительных раздумий («вежливо или невежливо будет, если я напишу новому клиенту в мессенджер?») – договориться в самом начале общения о своих правилах. Вы уже, скорее всего, так делали:
• «Где и как вам удобнее переписываться?»
• «Давайте общаться по почте, я отвечаю в течение нескольких часов, а мессенджеры и звонки – только для экстренных случаев».
• «Будет удобнее решать вопросы по телефону, потому что у меня не всегда бывает доступ к электронной почте».
• «По выходным я работаю, поэтому мне можно писать и в выходные».
• «После 9 я не проверяю почту».
• «Давайте пересылать файлы друг другу через файлообменник».
Если вы обговорили свои собственные правила, то уже все остальные правила обнуляются. Ваши личные договоренности становятся важнее тех правил, которые сложились и используются по умолчанию. Поэтому, чтобы избежать неловких моментов, лучше сразу обо всем договориться. Самое важное – обговорить 3 вопроса:
• предпочитаемый канал и способ связи;
• допустимое время для связи;
• экстренный (альтернативный) канал связи.
Как показывает опыт, обсуждения этих вопросов вам будет достаточно, чтобы избежать самых критичных моментов, которые могут нарушить личные границы и привести к ненужному раздражению – и вашему, и вашего собеседника.
Если вы находитесь в роли «старшего», то вы можете высказать пожелания, как лучше общаться. Если вы находитесь в роли «младшего», то, скорее, вам придется учитывать пожелания «старшего» собеседника. Однако в любой ситуации вы можете инициировать обсуждение каналов и способов связи. Если в отношениях нет иерархии, то здесь оба участника имеют право на формирование правил общения.