Обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
♦ автор (корреспондент);
♦ название документа;
♦ дата документа;
♦ индекс документа;
♦ дата поступления документа (для входящих документов);
♦ индекс поступления документа (для входящих);
♦ заголовок документа или его краткое содержание;
♦ резолюция (исполнитель, содержание, автор, дата);
♦ срок исполнения;
♦ отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата исполнения и индекс документа – ответа);
♦ номер дела
♦ исполнители;
♦ расписка исполнителя в получении документа;
♦ ход исполнения;
♦ приложения и др.
Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных карточках документов-запросов для контроля исполнения. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.
Конверты от поступающих по почте документов обязательно оставляйте в случаях:
♦ поступления заказных писем с коммерческими и финансовыми и другими важными документами – даты почтовых штемпелей необходимы для определения даты исполнения некоторых обязательств по договорам и соглашениям и служат аргументами в арбитраже и суде;
♦ когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.
Порядок издания распорядительных документов
Организационно-распорядительные документы служат основанием для проведения соответствующей работы и осуществления необходимых расчетов по ней.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Приказ должен иметь номер, дату, подпись руководителя. Регистрация приказов производится в специальном журнале “Приказы”, имеющем разделы “приказы производственные” и “приказы по личному составу”. Нумерация этих видов приказов должна вестись раздельно.
Производственные приказы издаются по вопросам изменений в организации труда, подразделений, ввода новых должностей, утверждения штатов, нормативов оплаты труда и т. п. Текст приказа печатается на бланке, где предусматриваются соответствующие реквизиты. В констатирующей части приказа в качестве его основания может быть указаны те цели и задачи, которые предполагается решить с помощью приказа. В постановляющей части приказа указываются те мероприятия, ради которых издается данный документ.
Приказы по личному составу издаются по всем вопросам изменения статуса работников и размеров выплат им: прием и увольнение, предоставление отпуска, командировка, премирование, повышение в должности, изменение зарплаты, вынесение взыскания и т. д. Только в соответствии с приказом работник предприятия направляется в командировку, получает командировочные, отчитывается за них.