1. По факту обнаружения правонарушения, совершенного работником, лицо, узнавшее о проступке, как правило, непосредственный руководитель работника, обязано составить служебную записку с изложением всех известных обстоятельств.
К служебной записке соответствующее лицо прикладывает все имеющиеся документы и иные сведения о проступке работника, указывает дату совершения проступка и другие сведения.
Служебная записка направляется на имя руководителя компании, который принимает решение о проведении служебного расследования.
2. Если принято решение о проведении служебного расследования издается приказ о проведении расследования за подписью руководителя компании.
В приказе необходимо указать сведения о том, в отношении кого проводится служебное расследование, срок проведения расследования, состав комиссии для проведения расследования и ее полномочия.
Право работодателя на проведение расследования установлено ст. 247 Трудового кодекса РФ и этой же статьей установлено право работодателя создавать комиссию по расследованию.
3. Часть 2 ст. 247 Трудового кодекса РФ предполагает, что в рамках проведения служебного расследования обязанностью работодателя является истребование от работника объяснений в письменном виде, а в случае отказа работника от дачи письменных объяснений работодатель должен составить соответствующий акт.
4. Если в рамках проведения расследования необходимо провести психофизиологическое исследование работника на полиграфе, то работодатель должен иметь договорные отношения с соответствующими специалистами-полиграфологами.
Перед проведением исследования работник подписывает согласие на исследование и знакомится со своими правами, в том числе с правом в любой момент отказаться от исследования.
Проведение исследования без согласия на то работника не допускается.
5. В рамках проведения служебного расследования члены комиссии вправе отобрать письменные объяснения и с других работников, которые имеют необходимые сведения для расследования.
6. Работодатель в лице членов комиссии вправе собрать видео и аудиозаписи для изучения обстоятельств проступка работника.
При этом работодателю следует иметь ввиду, что видео и аудио записи в отношении работника могут являться биометрическим персональными данными, на обработку которых на основании ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" необходимо согласие работника.