Мы не добавляем друг другу лишней работы. Даже, когда мы направляем кому-либо простой запрос на получение информации, то пишем не только, что требуется, но как это выглядит и где взять данные.
Например, некорректно писать: «Требуются „Данные ____“, прошу предоставить», но корректно так:
Данные для этого можно получить (укажите, где и как):
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
или
Вариант 2 «Для _ (напишите зачем Вам) _ целей заполните для меня, пожалуйста, формуляр:
1. Заголовок 1 ______________________
_________________________________________________________________
2. Заголовок 2 ______________________
_________________________________________________________________
3. Заголовок 3 ______________________
_________________________________________________________________
Данные для этого можно получить (укажите, где и как):
_________________________________________________________________
Далее, составив портрет желаемого ответа (включая описание способа получения данных), тот, кто делает запрос, должен обязательно спросить себя: «Почему, собственно, я сам не могу получить эти данные, если я описал, как это можно сделать?»
Если вопрос превращается в риторический, инициатор запроса сам отказывается от своего желания запросить информацию, не посылает никакого запроса, а все делает сам, абсолютно не усложняя систему и не добавляя работы Коллегам.
Только когда те или иные данные недоступны тому, кто их запрашивает (но нет ограничений на их получение со стороны Компании), запрос имеет смысл. Это означает, что данные просто технически невозможно (пока) получить самостоятельно, и поэтому запрос оправдан.