О чем писать
После приветствия, стоит напомнить собеседнику, кто вы, где и когда произошло ваше знакомство (если пишите впервые или после очень долгого перерыва). Если ранее не встречались, то напишите почему решили познакомиться, что хотите предложить или о чем попросить. Не лишним будет сообщить немного информации о себе.
Разбивайте текст на абзацы – так его легче читать. При необходимости, для выделения части текста, можно использовать жирный шрифт. Но не переусердствуйте.
Не пишите слишком длинный текст. Все-таки цель письма – не блеснуть писательским талантом, а установить или закрепить контакт и поддержать общение.
Если в письме предлагаете подружиться в социальных сетях, то размещайте активную ссылку на свою страницу, чтобы собеседник сразу мог перейти по ней и найти вас. Предварительно можно отправить заявку в друзья, тогда вашему визави достаточно будет лишь подтвердить ее.
Выбирайте правильные вложения
Если вы решили приложить к письму какие-то файлы, то всегда спрашивайте себя, а сможет ли получатель их открыть. Когда я только приобрел MacBook, то столкнулся с такой проблемой.
Я отправил письмо с вложенным текстовым документом и долго не получал на него ответа. Когда уточнил у адресата, почему он не отвечает, то услышал, что отправленный документ не открылся, и мой знакомый уже который день тщетно пытается найти программу для его прочтения.
Дело в том, что для работы с текстовыми документами у компьютеров Apple есть своя программа Pages, но документ, созданный в ней, не всегда корректно открывается в Word. Это было моей ошибкой, что я не сохранил его в привычном для получателя формате.
Это же может касаться и других файлов (графики, презентации, архивы). Старайтесь использовать наиболее распространенные форматы, а при возникновении сомнений, не забудьте уточнить, смог ли получатель открыть и ознакомиться с содержимым вложения.
Письмо должно иметь тему
Шапка письма предполагает заполнение поля «Тема». Здесь стоит кратко указать суть того, о чем вы пишите. Это поможет получателю понять назначение послания, а также впоследствии быстро находить его в своем почтовом ящике.
Тему обязательно стоит указать. Это как заголовок для книги или статьи. Без него письмо выглядит как обрывок текста.
Сейчас многие почтовые программы настроены так, что предупреждают перед отправкой о необходимости указания темы, так что с этим проблем возникнуть не должно.