Прямо сейчас выберите одну профессиональную и одну личную цель, над достижением которых вы хотели бы работать в освободившееся время. Запишите их на бумаге и повесьте на видном месте. Это будет напоминать вам о цене, которую вы платите за неэффективные совещания.
1.2. Долой ненужные встречи!
Что вы делает в первую очередь, когда получаете приглашение на совещание? Проверяете свой календарь? Неправильно. Первым делом вы должны понять, стоит ли вам вообще присутствовать на этой встрече.
Задайте себе несколько вопросов по методике ППКС:
• Приоритет: соответствует ли эта встреча вашим приоритетам на год?
Мы верим в магию слова, зафиксированного на бумаге. Если у вас еще нет письменного списка из 10 приоритетных целей на этот год, сделайте его сейчас и держите в быстром доступе – на рабочем столе компьютера или в вашем телефоне. Тогда вы сможете при получении любого приглашения или просьбы просто свериться с этим файлом и отклонить те встречи, которые не приближают вас к исполнению приоритетных планов.
• Планоцель: есть ли у собрания цель и план/повестка?
Хорошая цель – четко определенная, практичная и измеримая – служит участникам встречи ориентиром. А соответствующая повестка дня намечает путь к цели и уточняет, кто за какую часть встречи будет отвечать. У «планоцели» есть и дополнительный позитивный эффект: она помогает определить, кто должен присутствовать на совещании, а кого приглашать не требуется.
• Краткость: можем ли мы уложиться в меньшее время?
Любимая игра офисных работников: домино из совещаний. Вы назначаете встречи встык одну за другой, и стоит первому совещанию задержаться – и вот вы уже опоздали на следующее, а потом и на то, которое за ним. Ваше расписание посыпалось, как костяшки домино. В итоге одни участники прибегают на встречу позже, запыхавшиеся и нервные, а другие ждут их и злятся на потерю времени. Дело усугубляется тем, что стандартные настройки в электронных календарях услужливо предлагают для встреч 30 или 60-минутные интервалы и не предусматривают пауз. Очень простой метод: заранее планировать встречи на 20 и 50 минут, так у вас будет 10-минутный буфер между встречами.
Не назначайте длинные встречи, если цель может быть достигнута коротким разговором на 5–10 минут. Иногда встреча вообще не нужна, а вопрос можно решить разговором по телефону или общением по внутреннему чату.