Если в личном общении в силу занятости или ситуации вам удобнее использовать голосовой формат, чем письменный, кратко извинитесь в начале сообщения, в нескольких словах объясните причину и переходите к основной части послания: «Извини, что голосом, нет возможности сейчас написать, но хочу передать…»
Если вы уже ведете переписку, но хотели бы перейти на голосовое общение, также стоит спросить разрешения и предложить новый формат. Перечислите удобства нового формата, назовите причину.
Не обязательно отвечать на сообщение тем же способом, который использует собеседник. Вы можете общаться в режиме «голосовой ответ на письменное сообщение» или «написанный текст в ответ на голосовое сообщение».
В деловой среде при общении с руководителем или клиентом предпочтительнее письменное сообщение. Однако коллеги или заказчик-фрилансер могут обмениваться по договоренности речевыми сообщениями, особенно в момент быстрого решения вопроса.
В былые времена по телефону часто звонили без предварительной договоренности и дополнительных предупреждений. Казалось бы, к чему такие изыски и сложности? Однако многочисленные возможности современных гаджетов позволяют договариваться о звонке в режиме текущего времени. В этом случае вам не придется задавать вопрос «Вовремя ли я позвонил?», а ваш собеседник освободит для вас не только время, но закончит другие виды деятельности на телефоне.
Перед тем как позвонить для делового разговора по мессенджеру, рекомендуется договориться о звонке заранее. Этим вы продемонстрируете тактичность, ведь собеседник может быть занят. Звонить без предупреждения допустимо в случае предварительной договоренности, если телефон указан как средство связи на сайте, а также если вы точно уверены, что абонент свободен.
Если во время общения разговор прервался, то, согласно классическим правилам, перезванивает звонивший. Однако проблемы связи могут возникнуть у любой стороны. Если созвониться не получается, напишите сообщение. Предупредите и предложите время и способ для дальнейшего общения.
После неотвеченного звонка удобно написать сообщение и назначить новое время для связи. Перед тем как звонить, стоит повторно дождаться подтверждения. Иначе в случае, когда собеседник занят, ваш вызов вновь не примут.
Если вы пропустили звонок, то отправьте сообщение. В былые времена перезванивал звонивший, причем часто; чтобы дозвониться, звонить приходилось несколько раз. Сегодня абонент часто видит входящий номер, поэтому, чтобы не названивать, лучше написать. Однако ввиду того, что собеседник может не заметить, пролистнуть сообщение или вызов, абсолютно полагаться на обратный звонок не стоит, выждав время, можно перезвонить.