В ИС информация передаётся с помощью сообщений от источника к пользователю по каналу связи. Сообщение информации это целостная совокупность собственно информации и ее носителя. И информация, и носитель имеют, как правило, определенную, заранее оговоренную с пользователем, форму.
Формой представления информация в сообщении может быть как статическое изображение (не изменяющееся, графическое, в т. ч.), динамическое изображение (изменяющееся, видеофильм, напр.), звук, текст, число.
Информация, как правило, документирована. Документ это определенная форма носителя – бумажного, машинного, иного. Основное свойство документа это идентифицируемость с помощью набора присущих только данному документу признаков – реквизитов.
Среды, в которых функционируют производственные, экономические и другие объекты, являются, как правило, целостными, независимо от того, произошло это в результате усилий управленцев, специалистов и экономистов либо в результате присущей этим средам самоорганизации. Поэтому и информация должна нести целостное представление о средах, объектах и предметах профессиональной деятельности. Собираемой и используемой информации должна быть присуща целостность в смысле отображения целостности действительности.
Информация, поступившая с сообщением, потребляется пользователем, если она полезна для решения задач его деятельности и до этого сообщения она была неизвестна пользователю. Если в сообщении нет информации с такими свойствами, то сообщение не содержит информации для данного пользователя.
Следовательно, можно назвать главные свойства информации – целостность, полезность и новизна. Кроме этого, важными свойствами информации являются своевременность, точность, доступность, понятность, достоверность, оперативность. При потреблении информации проявляются и такие ее свойства, как полнота и краткость, ценность и затратность.
Все эти свойства характеризуют информацию как информационный продукт. Информационный продукт потребляется для целей различных видов деятельности пользователя. Это производственно-технологическая, управленческая, аналитическая, экспертная, исследовательская, проектная, мониторинговая, финансовая, иные виды деятельности.
В результате потребления информации у пользователя появляется возможность уменьшения неопределенности в смысле оснований для формирования, принятия и реализации профессиональных решений, проектов, программ, политик (экономических и управленческих, исследовательских и проектных и т. п.).