Чтобы составить реалистичный график работ при существующих ограничениях, вы должны установить сроки получения промежуточных результатов, отталкиваясь от конечного дедлайна – то есть дат, которые нельзя изменить. Так, например, если годовой отчет должен быть представлен на собрании акционеров, а вы знаете, что на его печать уйдет две недели, значит, он должен быть полностью готов к сдаче в печать за две недели до собрания.
В зависимости от сложности вашего проекта вы можете воспользоваться методом критического пути и PERT (Performance Evaluation and Review Technique – методом оценки и анализа проекта), которые помогут вам определить последовательность задач, а также диаграммой Ганта, которая позволит наметить их хронологический порядок и длительность. Как пользоваться этими инструментами, мы расскажем далее. А сейчас просто примите за правило, что отталкиваться надо от конечных дат, и предпринимайте следующие шаги:
1. Чтобы составить список видов деятельности или частных задач, воспользуйтесь структурной схемой работ или другим подобным методом, а затем установите порядок их выполнения, определив, какие из них являются критически важными для достижения желаемого конечного результата.
2. Ориентируйте каждое задание на практический результат – например, «составить черновик вопросов для анкеты».
3. Включите желаемые результаты с реалистичными сроками исполнения в график работ.
4. Выявите «узкие места», которые могут повлиять на график.
5. Найдите способы избавиться от негативных факторов или запланируйте дополнительное время на то, чтобы их обойти.
6. Обеспечьте систему контроля и взаимосвязи для обновлений и пересмотра графика.
7. Держите в курсе всех, кто причастен к вашему проекту, и информируйте их о ходе работ и любых изменениях графика.
СОВЕТЫ ПО ЭФФЕКТИВНОМУ ДЕЛЕГИРОВАНИЮ
● Выясните, какими способностями обладают члены вашей команды.
● Поверьте в способность вашей команды выполнить работу.
● Сосредоточьтесь на результатах и постарайтесь избавиться от привычки вмешиваться в ход работы.
● Воспринимайте делегирование как способ развивать навыки вашей команды.
● Всегда делегируйте задания на самый низкий из возможных уровней, чтобы наиболее эффективно использовать человеческие ресурсы.
● Объясняйте обязанности четко и предоставляйте все ресурсы, необходимые для их успешного исполнения.