согласованность с другими организационно-распорядительными и корпоративными документами организации;
четкость формулировок, обеспечивающая правильное понимание политики хозяйствующего субъекта в области качества, области применения и сферы действия документа, исключающая двусмысленность терминов;
отражение задач, функций, ответственности, прав и обязанностей руководителей и специалистов в документации СМК в соответствии с условиями трудовых договоров и (или) должностных инструкций.
Кроме того, следует учитывать критерии к качеству текста документа, который должен быть ясным, информационно емким, убедительным и представлять собой сплошной, четко структурированный текст. (См.: Методические рекомендаций Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела «Унификация текстов управленческих документов».)
Практика показывает, что СМК работает эффективно там, где все сотрудники – от руководителя до вахтера – понимают суть целей СМК, заинтересованы в повышении культуры производства товаров и оказания услуг.
Необходимым условием результативной работы руководителей и специалистов фирмы является четкое распределение функций и обязанностей, прав и ответственности. Стратегические цели и задачи компании должны быть спроецированы на все уровни управления и найти выражение в соответствующих документах.
Особое внимание следует уделить Положениям о структурных подразделениях и (или) должностным инструкциям сотрудников, поскольку данные внутренние документы определяют задачи, функции, круг должностных обязанностей, права, ответственность служб и работников и систему их взаимодействия.
Кроме того, в должностных инструкциях содержатся квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников необходимо разработать заново или пересмотреть их на предмет актуальности функций и соотносимости их с целями и задачами СМК.
Нормативно установленных требований к положениям о подразделениях, должностным инструкциям и порядку их составления не существует. Организация самостоятельно определяет структуру, содержание данных локальных нормативных актов, вопросы, которые будут ими урегулированы.
В то же время основой для разработки должностных инструкций должны служить квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. постановлений Минтруда России от 21 января 2000 г. № 7, от 4 августа 2000 г. № 57, от 20 апреля 2001 г. № 35, от 31 мая 2002 г. № 38, от 20 июня 2002 г. № 44, от 28 июля 2003 г. № 59, от 12 ноября 2003 г. № 75, приказов Минздравсоцразвития России от 25 июля 2005 г. № 461, от 7 ноября 2006 г. № 749, от 17 сентября 2007 г. № 605, от 29 апреля 2008 г. № 200).