Как правило, претензионная работа организуется по одному из двух основных вариантов.
При первом варианте в организации создается претензионный отдел (бюро, группа), который занимается предъявлением и рассмотрением претензий. Роль юрисконсульта в данном случае сводится к осуществлению методического руководства претензионной работой, проверке на соответствие действующему законодательству, договорным и правовым отношениям с контрагентом оснований и предмета претензии, правомочности и сроков ее предъявления.
Второй вариант предполагает возложение обязанностей по ведению претензионной работы на юридическую службу, и тогда структурные подразделения или должностные лица, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, нарушении ее прав и законных интересов, представляют юристу соответствующие документы.
В случае если объем работы невелик либо в фирме нет юрисконсульта, претензионная работа ведется бухгалтером.
Выбор варианта зависит от нескольких факторов, в частности, от организационной структуры и вида деятельности предприятия, финансовых возможностей, многообразия хозяйственных связей и договорных отношений.
Как показывает практика, процедура предъявления и рассмотрения претензий нуждается в определенной регламентации локальным нормативным актом.
В Положении (инструкции, регламенте, СТП предприятия) целесообразно решить вопросы организации претензионной работы, определить момент возникновения права требования, установить сроки предъявления и рассмотрения претензий, указать на совершение конкретных действий после отклонения претензии или оставления ее без ответа, определить виды ответственности должностных лиц предприятия, виновных в неисполнении функциональных обязанностей при осуществлен претензионной работы.
Действующее законодательство не содержит требований к какой-либо единой форме претензии. Однако из ее содержания должны быть четко понятна суть и обоснованность претензионных требований.
В претензии, как минимум, должны присутствовать:
наименование организации, которой адресована претензия;
наименование компании, предъявившей претензию с указанием точного почтового адреса, телефона, факса, банковских реквизитов;
номер претензии и ее дату;
изложение обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии,