Не допускается сбор сведений о принадлежности поступающих на работу к политическим партиям, движениям, религиозным организациям, а также сведений, касающихся частной жизни работника, так как это нарушает закрепленное ст. 23 Конституции РФ право граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайн, защиту своей чести и доброго имени.[2]
На основании заключенного трудового договора с работником работодатель оформляет приказ (распоряжение) по предприятию о его приеме на работу в соответствии с условиями договора. Содержание приказа должно быть объявлено работнику в течение трех дней с момента подписания договора под расписку. Работнику выдается второй экземпляр трудового договора (контракта), а по требованию – копия приказа о приеме, заверенная руководителем.
Оформление приказа о приеме на работу может осуществляться при помощи унифицированных форм по учету труда двух форм: № Т-1 и № Т-1а. Форма Т-1 применяется для оформления на работу одной штатной единицы, а Т-1а – сразу нескольких работников. Порядок оформления форм приказа утвержден постановлением Госкомстата России № 26. Приказы должны соответствовать установленным требованиям, так как они являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, личные карточки и лицевой счет работника.
Принимая на работу нового сотрудника, работодатель обязан ознакомить его с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, условиями коллективного договора, локальными и иным нормативными актами, связанными с выполнением трудовой функции работником.
Далее на основании приказа о приеме на работу следует открыть личную карточку работника, оформляемую по форме № Т-2, а для государственных служащих – № Т-2ГС. Чтобы заполнить личную карточку, работник отдела кадров должен получить от сотрудника следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета;
– документы об образовании и дополнительных навыках;
– прочие дополнительные документы, предъявляемые в соответствии с действующим законодательством РФ.
На основании личной карточки работник бухгалтерии заполняет лицевой счет по форме № Т-54, который составляется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. В него заносятся записи обо всех видах начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Личная карточка, используемая при обработке учетных данных с применением вычислительной техники, ведется по форме № Т-54а.