От имени работодателя договор подписывает обычно директор организации, действующий на основании соответствующих документов (устава или доверенности).
Необходимо иметь в виду, что должностное лицо, указанное в преамбуле договора, должно соответствовать должностному лицу, подписывающему этот самый договор.
Использование факсимиле руководителя при подписании экземпляра трудового договора, выдаваемого на руки работнику, недопустимо. Факсимиле может быть использовано только при выдаче копий, а работнику на руки выдается подлинник. При необходимости выдачи копий трудового договора текст трудового договора и ксерокопированные или факсимильные подписи сторон заверяются подлинной подписью начальника отдела кадров.
Ниже подписи руководителя в трудовом договоре указываются юридический и почтовый адрес организации, ее банковские реквизиты. Нередко почтовый и юридический адрес организации не совпадают. Как известно, юридическим адресом организации является место ее государственной регистрации. Этот адрес указывается в учредительных документах, а почтовый адрес определяет фактическое местонахождение организации и указывается на бланках письма.
Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах.
После подписания трудовой договор датируется. Датой трудового договора является дата его подписания последней стороной. Необходимо запомнить эту дату, так как приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Трудовой договор регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров с работниками организации. Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, должен быть прошит, прошнурован и опломбирован подписью руководителя и печатью организации. Форма журнала не устанавливается нормативными актами и оформляется в произвольной форме.
Знаменитый специалист по кадровому делопроизводству Мурнина И. предлагает следующую форму журнала регистрации трудовых договоров:
Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который хранится у работодателя. Работник также может ставить роспись в соответствующей графе журнала.