1.2. Функции, которые выполняет администратор АХО
Обязанности администратора административно-хозяйственного отдела различаются между собой в зависимости от размера компании и штата АХО, а также в зависимости от того, какие еще должности включает в себя должность администратора АХО в каждом конкретном случае.
Так, в небольших компаниях, где функции всего административно-хозяйственного отдела выполняют обычно руководитель компании и секретарь, хозяйственных проблем обычно возникает немного. Как правило, на плечи секретаря ложатся все заботы по обеспечению офиса канцелярскими (и прочими из разряда необходимых) товарами и закупке расходных материалов. Иногда секретарь отвечает и за своевременную и качественную уборку помещений офиса. Более масштабные проблемы (например, ремонт офиса, замена оборудования и мебели, подключение телефонов и т. д.) обычно решает руководство компании, таким образом, фактически принимая на себя обязанности администратора административно-хозяйственного отдела. Офисы у таких небольших компаний обычно имеют довольно маленький метраж, что существенно уменьшает объемы работы, которую приходится выполнять для поддержания порядка на всей площади офиса. Более того, существенной части проблем, связанной с арендой офиса, можно избежать, если арендовать помещение в офисном центре со специальной службой эксплуатации, которая возьмет на себя контакты с государственными, муниципальными и коммунально-эксплуатационными органами.
Фактически смысл в существовании административно-хозяйственного отдела появляется в компаниях, штат сотрудников которых превышает 30 человек, причем функции всего этого отдела обычно исполняет только один сотрудник (обычно он носит должность завхоза или офис-менеджера). Этому человеку приходится выполнять все функции АХО (разумеется, без учета тех, что связаны с какими-либо дополнительными структурами и помещениями, появляющимися обычно в более крупных компаниях), т. е. буквально работу каждого сотрудника аналогичного отдела в большей компании. Такой сотрудник работает как грузчик, электрик, специалист по теплосетям, ремонтник, телефонист и т. д. Он вынужден составлять все сметы, содержать базы данных и архивы и даже заниматься снабжением офиса всем необходимым (канцелярскими принадлежностями, едой, питьевой водой и пр.). Однако далеко не всегда в таких, относительно небольших, компаниях существуют должностные инструкции, которые бы указывали каждому из сотрудников его обязанности, поэтому список функций может варьироваться в каждом конкретном случае.