6. Ведущий конференции должен быть, во-первых, харизматичным, чтобы поддерживать энергетику в зале: на конференциях, где выступают непрофессиональные спикеры, всегда есть риск потерять динамику. Во-вторых, быть компетентным в той области знания, какой посвящена конференция. Мы поставили двух ведущих: один с харизмой, второй со знанием историй каждого героя, за счёт чего в нужный момент мог комментировать и усиливать выступления.
7. После каждого спикера – минутная пауза. Мы предлагаем гостям 2 варианта: либо закрыть глаза, чтобы осмыслить услышанное, либо записать важные мысли, которые пришли в процессе. Таким образом, мы переводим услышанную историю в личное проживание ключевых смыслов.
8. Половина спикеров «отстрелялась», наступает перерыв. Здесь отлично вписываются выступления музыкальных коллективов. Обязательно должна работать зона с возможностью перекусить, особенно если конференция проходит в будний день вечером, когда большая часть участников приходит после работы. Количество точек питания должно соответствовать количеству гостей. На конференции было 180 человек. Мы проговорили, что должно быть не меньше трех касс. По факту кейтеринговая компания поставила лишь одну. Результат очевидный: толпилась очередь, не все смогли поесть. Этот нюанс снизил общее восприятие. Предположи, в связи с чем такая ситуация возникла? – Правильно: мы не прописали цифру в соглашении. Было продумано всё до мелочей: какие скатерти будут лежать на столах, как будут выглядеть официанты, какие блюда, с какими ценами и объёмом будут предложены гостям, но нужное количество точек продаж мы не прописали. Запомни: сказано устно – не сказано вообще.
9. Вторая часть конференции. После выступления спикеров приглашаем вновь всех на сцену. Время вопросов из зала. После – вручение цветов и подарков главным героям вечера. А затем – розыгрыш призов среди гостей. В завершение – общее фото спикеров, организаторов, гостей. Массовые фото всегда выигрышны для продажи следующих подобных проектов.
10. В том случае, если эта конференция проходила не вечером, а днём в субботу, то после её окончания мы устроили after-party, чтобы у гостей была возможность пообщаться со спикерами, задать вопросы, которые не задали из зала.
Это бюджетная конференция, у которой нет спонсора. Основные специалисты привлечены бартером (детальнее о бартере – в разделе «Промопроект»). Весь доход – с проданных билетов по 500 рублей. Если это конференция другого типа со средним ценником за билет в районе 20 000 – 30 000, то welcome-зона должна быть гораздо ярче: аниматоры, музыка, фуршет. В перерывах – фуршет, организованные зоны нетворкинга. Вечерами – розыгрыш и after-party с играми, нетворкингом.