В связи со сложной ситуацией на рынке грузовой и строительной техники и сокращением бюджета на проведение рекламных кампаний мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам скидку 20 % при размещении рекламы.
Заранее благодарим вас за понимание и поддержку.
С уважением,
Андрей Петров
В чем обычно заключается трудность отказа?
• Мы по объективным причинам не можем пойти на уступки адресату.
• Нам неприятно отвечать ему отказом.
• Нам важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.
Как эту трудность преодолеть?
• Важно иметь четкую внутреннюю установку.
• Надо знать алгоритм корректного отказа.
1.1. Формируйте у себя грамотную внутреннюю установку для успешной работы с отказом
Чтобы написать отказ и не испытывать при этом внутреннего напряжения, советую осознать вот что.
• Вы работаете в бизнесе, а бизнес – это сфера взаимодействия, где у каждой стороны есть свои интересы.
• Интересы и желания клиента порой могут не совпадать с вашими возможностями, но вы в этом виноваты.
• Отказ – это не обязательно конец общения. Возможно, это очередной этап диалога.
• Необходимость ответить отказом – это не конец света, а штатная рабочая ситуация.
1.2. В письме-отказе придерживайтесь следующего алгоритма
• Обязательно используйте персональное обращение.
• Дайте адресату понять, что уделили время и внимание его просьбе.
• Если уместно, привнесите в письмо позитивные ноты.
• Выразите понимание, что просьба действительно важна.
• Изложите конкретные причины, не позволяющие вам выполнить просьбу. Используйте при этом цифры, даты, сроки и др.
• По возможности предложите клиенту альтернативное решение. Если альтернативу найти нельзя, аккуратно напомните о тех ситуациях, когда вы шли навстречу просьбам адресата.
• Выразите надежду на продолжение сотрудничества, если это уместно.
Пример грамотного письма-отказа
From: Михаил Михайлов
To: Андрей Петров
Уважаемый Андрей Иванович!
Мы благодарны Вам за длительное сотрудничество с нами и очень ценим Вас как нашего давнего клиента и делового партнера.
Что касается Вашего вопроса о возможности скидки, то скидки у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов и партнеров. Высылаю Вам ее в приложении.