Конечно, особое значение имеют сами участники общения, их личностные качества, темперамент, особенности характера. На процесс общения влияют конкретные ожидания участников, их основные цели и те задачи, к решению которых стремятся участники. Влияет также и объем потребностей участников: насколько каждый из них жаждет участия в данном общении, насколько желает общаться с этим партнером и т. д.
Результативность общения зависит от выбранных путей удовлетворения потребностей в общении (монологовый, диалоговый и т. п.), от характера и тона общения (от сердечности до злобности), от реакций на неудачи в ходе общения (сокрытие обиды, желание отомстить т. п.) и некоторых иных характеристик. Важным фактором являются результативность общения и ее индивидуальная оценка участниками: чего добился индивид в общении, получил ли он признание партнера и т. д. Нередко результат общения оценивается именно с указанной точки зрения, т. к. важнейшей функцией общения является удовлетворение эмоциональных потребностей участников. Ясно, что общение будет наиболее эффективным тогда, когда все факторы окажутся логически взаимосвязанными и, соответствуя друг другу, образуют целостную систему.
Общая структура процесса общения обычно представляется в виде системы, состоящей из следующих последовательных этапов.
1) Подготовка общения. На этом этапе определяются цели и задачи общения. В той или иной степени каждый из участников проводит анализ предполагаемого места, времени общения, особенностей характера и темперамента партнера. Создается примерная модель процесса общения, прогнозируются возможные результаты.
2) Организация общения включает в себя согласованное определение места, времени и условий общения. Очевидно, все это целесообразно осуществить с учетом тех выводов, которые получены в результате проведения подготовительного этапа.
3) Первый контакт в общении представляет собой весьма важный этап, который может повлиять на весь ход общения. Исследователи считают, к примеру, что впечатление о незнакомце на 90 % создается в течение первых полутора минут общения. Стало быть, целью этого периода должно быть установление, закрепление позитивного отношения партнера к Вам и к данному общению с Вами. Именно во время первого контакта создается та атмосфера, в которой затем протекает общение.