Да, при помощи системы учета реализованной на базе 1с и сходных продуктов можно вести клиентскую базу (собирать телефоны и другие личные данные клиентов).
Да, при наличии некоторого расширения интерфейса можно организовать электронную систему записи (где можно будет планировать машинозаезды по постам/механикам/времени и т.д.)
Но полноценной работы с клиентами по организации системы предварительной записи без полноценной CRM системы у вас не получиться.
Поскольку именно электронная система (не мастер приемщик, не мастер цеха, ни руководитель СТО), обеспечивает безошибочное и постоянное ведение клиента. Тем более, реализовать то же самое в экселе или тетрадке -невозможно.
Клиента нужно вести.
Что значит вести клиента?
Это значит:
– знать его активную популяцию (какими машинами данный клиент сейчас владеет)
– знать популяцию автомобилей его семьи
– контролировать пробеги каждого автомобиля каждого клиента, и информировать о регламентных работах
– знать и контролировать значимые даты клиента (например, день рождения)
– контролировать «мертвых» клиентов (тех, кого не было в сервисе более полу года)
– контролировать наличие ответственных сотрудников у каждого клиента (чтобы в случае увольнения сотрудника, клиента не бросили)
– анализировать покупки клиента в разные периоды (чтобы предложить то же самое, в тот же период, в следующем году или в следующем периоде)
Без CRM системы, все вышеизложенное реализовать невозможно.
Следующая составляющая – система напоминаний.
В вашей компании, процесс работы с клиентом, должен быть строго регламентирован. Да, это пресловутая бумажная процедура, которую подписывают все сотрудники.
И один из наиболее важных моментов (для системы предварительной записи) – система напоминаний.
Когда же нужно звонить клиенту, и о чем ему напоминать?
Конечно, это напоминание о регламентных работах. Все вы, уверен, слышали такое выражение «семейный доктор». У некоторых он даже есть (к сожалению, в нашей стране это не так распространено как, например в США).
Семейный доктор, это врач, как правило терапевт, который обслуживает всю семью. Соответственно у него есть досье в виде истории болезни на каждого члена семьи, за много лет. И он прекрасно понимает, кто чем болеет, у кого когда была та или иная прививка. И так далее. Это наиболее правильная и наиболее безопасная модель взаимодействия врач-пациент. Поскольку она предусматривает под собой длительное наблюдение, что минимизирует риск врачебной ошибки.