Если перефразировать более просто, то закупки – это своевременное обеспечение потребности бизнеса в ресурсах, материалах и услугах (работах) для его жизнедеятельности, по оптимальной стоимости, надлежащего качества, по стандартным процедурам и на условиях прозрачности.
Цели и задачи подразделения закупок:
• приобретать МТР и услуги (работы) по оптимальным ценам, в соответствии с политикой компании;
• снижать расходы отдела закупок;
• заниматься поиском новых альтернативных поставщиков;
• развивать и управлять отношениями с поставщиками;
• заниматься обучением и развитием сотрудников;
• вести учет всех заявок и договоров, анализировать их эффективность;
• участвовать с инициатором потребности в разработке новых продуктов и материалов;
• участвовать в совершенствовании продукта;
• не допускать нехватку товара или несвоевременную поставку;
• разрабатывать нормативные документы и методики;
• автоматизировать процесс закупок;
• внедрить систему KPI и мотивации.
Принципы управления закупками:
• закупать товар надлежащего КАЧЕСТВА;
• в необходимом КОЛИЧЕСТВЕ;
• от надлежащего ИСТОЧНИКА;
• по оптимальной ЦЕНЕ;
• поставлять в нужное МЕСТО;
• в надлежащее ВРЕМЯ;
• необходимым ТРАНСПОРТОМ.
Задачи снабжения
Для обеспечения бизнеса ресурсами в свою очередь необходимо решить три задачи:
• правильное определение и планирование потребностей̆ в ресурсах;
• своевременный̆ выбор оптимального предложения требуемых ресурсов из существующих на рынке;
• эффективное использование имеющихся ресурсов.
Определение и планирование потребности в ресурсах
В большинстве компаний приобретение ресурсов осуществляется на основе годового или квартального планирования.
Инициатор при бюджетировании составляет перечень необходимых для их работы МТР и услуг (работ), на основании которого готовится смета или бюджетная строка планируемых расходов. Подразделения закупок участвуют в бюджетной оценке на этапе планирования, но не являются владельцами или ответственными за процесс планирования, такая ответственность лежит на подразделениях-инициаторах.
Затем планируемые расходы подразделений инициатора корректируются при защите бюджета в соответствии с расчетными ожидаемыми финансовыми поступлениями от плана продаж. На их основе готовится план закупок.
Выбор оптимального предложения
При выборе оптимального предложения надо руководствоваться в первую очередь использованием методов конкурентных закупок (тендеры, конкурсы, аукционы, запрос предложений и т. п.). Однако даже идеально организованного тендера с процедурной точки зрения не всегда достаточно.