1. Партийные съезды.
2. Сессии законодательных органов.
3. Научные симпозиумы, семинары.
4. Заседания научно – технических советов (НТС).
5. Собрания акционеров компаний.
6. Педагогические советы.
7. Заседания советов директоров компаний.
8. Собрания общественных организаций.
9. Семейные советы.
10. Производственные совещания, оперативки, служебные совещания и т. д.
Как видим, проблематика совещаний достаточно широка, а в различных видах и формах проведения имеются как сходные стороны, так и специфические особенности. Для некоторых совещаний, например, для собрания акционеров, регламент разработан на уровне законов, хорошей нормативной базой обладают также заседания НТС. Другие виды регулируются на уровне проводящего их органа. К их числу относятся служебные совещания. Ну а различные варианты семейных советов пока обходятся без регламентов и бумажной повестки дня.
Важность проблематики подчеркивается значительной международной активностью в этой области, тем, что созданы несколько ассоциаций и структур, объединяющих профессионалов в сфере управления совещаниями. Примерами являются ассоциация «Meeting Professionals International (MPI, www.mpiweb.org)», The Association of Meeting Professionals (AMPs, www.ampsweb.org).
Далее будем рассматривать только служебные совещания. Они представляют собой характерный для многих предприятий производственной и научной сферы, коммерческих структур, органов государственного и местного управления постоянно действующий коллегиальный институт обсуждения, выработки, принятия, организации исполнения и контроля управленческих решений.
По совокупности приведенных ниже признаков можно отличить служебные совещания от других видов собраний и подобных мероприятий.
Вот эти признаки.
1. Основное назначение совещаний – вырабатывать управленческие решения и контролировать их выполнение.
2. Наличие явно заданных целей совещания.
3. Регулярность проведения (еженедельные, ежемесячные и т.д.).
4. Структурированная по тематике повестка дня совещаний.
5. Относительно устойчивая повестка дня.
6. Связь повестки дня с планами и актуальными проблемами компании.
7. Стабильный состав руководства и ядра участников.
8. Коллегиальность при выработке решений.
9. Форма фиксации и представления результатов совещания – протокол.
10. Обязательный контроль решений совещания на основе протокола.