Инструкции. «Как выполнить…». Документ, описывающий детальный порядок действий сотрудника/сотрудников и способ их выполнения для осуществления определенной функции. Пошаговый план. В рамках правил, с соблюдений регламентов.
Наказывать сотрудников за неисполнение регламентов и инструкций можно только в том случае если сотрудник знает о санкциях, которые могут последовать. Наказывать без установленных правил категорически нельзя. Это худшее что может сделать руководитель.
Блок 12. Система показателей деятельности.
Вопросы.
1. Какие показатели характеризуют деятельность компании?
2. Какие показатели отражают деятельность отдела продаж?
3. Какие показатели характеризуют показатели деятельности других подразделений?
4. Какие методы контроля деятельности применяются?
5. Какие отчеты и контрольные формы используются?
6. Как объединены показатели разных подразделений?
7. Как автоматизирована система контроля?
Источники информации и инструменты:
1. План-факт продаж, план-факт прибыли денежном выражении в различных разрезах: в целом по компании, по территориям, по товарным группам, на одного сотрудника отдела продаж и т.д..
2. Лимиты товарных кредитов, размер дебиторской задолженности, размер просроченной дебиторской задолженности, норматив отношения просроченной дебиторской задолженности к нормативной дебиторской задолженности.
3. Показатели региональной, количественной и качественной дистрибьюции. Показатели общей и активной клиентской базы.
4. Нормативы выработки сотрудников разных подразделений. Килограмм в день/смену, количество единиц в день/смену, количество исходящих/входящих звонков в день, документов в день, процент загрузки транспортного средства в килограммах и/или в кубических метрах, количество клиентов в день, процент/коэффициент конвертации клиентов, показатели воронки продаж и т.д..
5. План-факт движения готовой продукции натуральном выражении в различных разрезах. Нормативы запасов готовой продукции.
6. Бюджет расходов компании и каждого подразделения в отдельности.
7. Бюджет доходов и расходов компании.
8. Бюджет движения денежных средств.
Показатели деятельности подразделений должны позволять оценить, в каждый момент времени, насколько хорошо подразделение выполняет свою работу.
Нормативные и плановые значения показателей предоставляют каждому сотруднику ориентиры – насколько хорошо он справляется со своей работой. Позволяют оценить вклад каждого в общее дело.