• Для каждого сообщения «наверх» необходимо определить цель в терминах желательной реакции адресата.
• Если желаемая реакция не определена, любой полученный ответ может быть истолкован как блестящий успех и одновременно как полный провал.
• Когда вы инициатор запроса или предложения, ваша вероятная цель – получить ресурсы или согласие с решением, которое вы предлагаете.
• Когда вы пишете отчет по запросу первого лица, ваша вероятная цель – получить признание сделанной работы или помочь адресату прийти к полезным выводам и решениям.
• Цели документов не статичны – они могут и должны уточняться по мере сбора и анализа информации.
Ставьте цели адекватного масштаба
• Не пытайтесь получить от первого лица слишком много и слишком быстро с помощью одного короткого документа. Избегайте недостижимых и чрезмерно амбициозных целей. Решение сверхмасштабной задачи разбивайте на сравнительно небольшие части.
• Предлагайте первому лицу выдать такую реакцию на ваш документ, какую он может выдать, – совершить такой шаг, какой он готов совершить. Просите о возможном – не рассчитывайте на чудо.
• Цель документа может оказаться и недостаточно амбициозной. Не бойтесь предлагать сильную реакцию, если дело того требует и у вас есть шанс получить то, о чем вы просите.
Предлагайте одобрить анализ, выводы, подход, план или конкретные действия
• Цель вашего обращения к первому лицу должна соответствовать текущему этапу решения того вопроса, о котором вы пишете.
• Когда ситуация не ясна, просите согласия на ее анализ, а затем предлагайте одобрить выводы, содержащиеся в отчете.
• Когда ситуация ясна и выводы сделаны, предлагайте одобрить подход, концепцию решения.
• Когда концепция согласована, предлагайте рассмотреть план действий по ее реализации (включая необходимые ресурсы).
• Когда план одобрен, согласуйте конкретные действия (если такое согласование необходимо).
Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату
• Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите вклад в принятие решений – даже если это потребует дополнительной работы и вам не поручали это в явном виде.
• Формулируйте выводы и рекомендации конкретно, чтобы их можно было применить с пользой для дела.
• Запрос первого лица может относиться к одному из пяти уровней: 1) запрос на анализ; 2) запрос на выводы; 3) запрос на концепцию; 4) запрос на план; 5) запрос на конкретные действия.